Sáng kiến kinh nghiệm Lưu trữ hồ sơ

 PHÒNG GDĐT TP BẮC GIANG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
 TRƯỜNG TH SONG MAI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
 Số: ../QĐ-THSM Song Mai, ngày 09 tháng 12 năm 2020
 QUYẾT ĐỊNH 
 Ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ cơ quan
 HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC SONG MAI
 Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về 
công tác văn thư; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 về việc Hướng 
dẫn xây dựng Quy chế văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
 Căn cứ Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 của Bộ GD&ĐT 
quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của ngành giáo dục; 
Quyết định số 28/2020/QĐ-BGDĐT ngày 04 tháng 9 năm 2020 của Bộ trưởng 
Bộ GD&ĐT ban hành Điều lệ Trường Tiểu học;
 Xét đề nghị của bộ phận văn thư,
 QUYẾT ĐỊNH: 
 Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư, lưu 
trữ cơ quan.
 Điều 2. Tổ khối trưởng, bộ phận chuyên môn, cán bộ, giáo viên, nhân viên 
trường Tiểu học Song Mai chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
 Điều 3. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký./.
 Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG
 - Lưu: hồ sơ LT, VT.
 Bản điện tử:
 - Trang Web nhà trường.
 Đinh Thị Thu Hằng 2 PHÒNG GD&ĐT TP BẮC GIANG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
 TRƯỜNG TIỂU HỌC SONG MAI Độc lâp – Tự do – Hạnh phúc
 Song Mai, ngày 09 tháng 12 năm 2020
 QUY CHẾ
 Về công tác Văn thư, Lưu trữ cơ quan
(Ban hành kèm theo Quyết định số . /QĐ-THSM ngày 09 tháng 12 năm 2020 của 
 Hiệu trưởng Trường Tiểu học Song Mai)
 Chương I
 QUY ĐỊNH CHUNG
 Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
 Phạm vi áp dụng
 Quy chế nàp áp dụng công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Trường 
Tiểu học Song Mai (gọi tắt là cơ quan). Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
 Đối tượng áp dụng
 - Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, 
quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt 
động của cơ quan, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, quản 
lý và sử dụng con dấu.
 - Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá 
trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt 
động của cơ quan.
 Điều 2. Giải thích từ ngữ
 1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan (Trường Tiểu học Song Mai) 
bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản 
 2. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký 
hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng 
thể thức, kỹ thuật theo quy định.
 3. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện 
hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của nhà trường do Hiệu trưởng quy định.
 4. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều 
hành, giải quyết công việc của nhà trường.
 5. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập 
hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng 
theo quy định. 2
 6. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do nhà trường ban hành.
 7. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ 
cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
 8. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng 
phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, 
tổ chức.
 9. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được 
người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
 10. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, 
được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
 11. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản 
chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
 12. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần 
nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ 
thuật quy định.
 13. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập 
trong năm của cơ quan, tổ chức.
 14. “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn 
đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá 
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, 
tổ chức, cá nhân.
 15. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá 
trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên 
tắc và phương pháp nhất định.
 16. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận 
tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan.
 17. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập 
công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
 18. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên 
tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định 
những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
 19. “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng 
với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn 
bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên 
môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).
 20. “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư 
của cnhà trường. 3
 Điều 3. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư
 1. Nguyên tắc
 Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
 2. Yêu cầu
 a) Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm 
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của 
pháp luật: Đối với văn bản chuyên ngành do Hiệu trưởng căn cứ 30/2020/NĐ-CP 
ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (Nghị định 30) để quy định cho 
phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II 
Nghị định 30.
 b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập 
trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
 c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc 
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến 
có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là 
văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
 d) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
 đ) Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có 
trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ 
cơ quan.
 e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, 
sử dụng theo quy định của pháp luật.
 g) Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định 30 và các quy 
định của pháp luật có liên quan.
 Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
 1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, 
tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
 2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp 
luật.
 Điều 5: Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
 1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc quản lý công tác 
văn thư, lưu trữ.
 - Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về 
công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;
 - Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối 
với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về 
công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền. 4
 2. Trách nhiệm của Tổ trưởng tổ Văn phòng
 Tổ trưởng tổ Văn phòng giúp hiệu trưởng trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát 
việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đồng thời tổ chức hướng dẫn 
nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các bộ phận, cá nhân trong nhà trường.
 3. Trách nhiệm của Trưởng các đoàn thể, tổ chuyên môn
 Trưởng các đoàn thể, tổ chuyên môn có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực 
hiện các quy định của cơ quan, về văn thư, lưu trữ.
 4. Trách nhiệm của mỗi cá nhân
 - Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, 
mỗi cán bộ, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan về văn 
thư, lưu trữ. Toàn thể cán bộ, viên chức trong cơ quan có trách nhiệm tuân thủ đúng 
theo các quy định tại Quy chế này.
 - Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm chung về quản lý và hoạt động của công 
tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn. 
 - Cụ thể, nhiệm vụ của nhân viên Văn thư:
 + Giúp Hiệu trưởng trực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công 
tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan. Đồng thời tổ chức hướng dẫn thực hiện việc soạn 
thảo văn bản theo Nghị định 30.
 + Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. Trình, chuyển giao văn bản đến cho các 
cán bộ, viên chức sau khi có ý kiến của Hiệu trưởng (hoặc của Phó Hiệu trưởng được 
ủy nhiệm của Hiệu trưởng). Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình Hiệu trưởng xem 
xét, duyệt, ký ban hành.
 + Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày , tháng; 
đóng dấu.
 + Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn 
bản đi.
 + Sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu, sử dụng bản lưu. Quản lý sổ sách và 
cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường 
cho cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường.
 + Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác.
 + Áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư: tăng cường sử dụng gửi 
văn bản đi qua thư điện tử và trang Web, sử dụng chữ ký số khi chuyển gửi văn bản 
điện tử.
 Điều 6: Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
 - Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ thực hiện theo Quy định của 
Pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước. 5
 - Hiệu trưởng có trách nhiệm quản lý văn bản độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật. 
Viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ cam kết bảo vệ bí mật cơ quan, 
bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật.
 Chương II
 SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
 Mục 1
 THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
 Điều 7. Các loại văn bản hành chính
 Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết 
định (cá biệt), quy chế, thông báo, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp 
đồng, công văn, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu gửi, 
phiếu chuyển, phiếu báo.
 Điều 8. Thể thức văn bản
 1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm 
những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần 
bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
 2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính được thực hiện 
đúng theo quy định tại Nghị định 30:
 a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
 b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
 c) Số, ký hiệu của văn bản.
 d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
 đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
 e) Nội dung văn bản.
 g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
 h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
 i) Nơi nhận.
 3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ 
sung các thành phần khác.
 a) Phụ lục.
 b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
 c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
 d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; 
số Fax. 6
 4. Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I 
Quy chế này.
 Điều 9. Kỹ thuật trình bày văn bản
 Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, 
phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn 
bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục 
I Quy chế này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại 
Phụ lục II Quy chế này. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo 
quy định tại Phụ lục III Quy chế này.
 Mục 2
 SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
 Điều 10. Soạn thảo văn bản
 Nhân viên được giao trực tiếp soạn thảo văn bản hành chính thông thường 
thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ chịu trách nhiệm về nội dung; thể thức văn bản.
 Việc sọan thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ, nhân viên được 
giao giải quyết công việc thực hiện. Trường hợp văn bản của lãnh đạo được dự thảo 
bằng viết bản tay và được giao cho bộ phận văn thư đánh máy, thì việc đánh máy 
văn bản phải đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 
Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh 
máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo văn bản hoặc người duyệt bản thảo đó.
 a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Hiệu trưởng giao cho 
Phó hiệu trưởng, các tổ trưởng chuyên môn, giáo viên phụ trách (theo phân công 
phụ trách văn bản và nhiệm vụ) hoặc nhân viên hành chính phụ trách công tác văn 
thư soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
 b) Đơn vị hoặc viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực 
hiện các công việc sau:
 - Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
 - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
 - Soạn thảo văn bản;
 - Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo cơ quan tham khảo ý kiến của 
đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
 - Trình duyệt dự thảo văn bản.
 Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài 
việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo 
(nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
 c) Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền 
cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản 7
đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao 
nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
 d) Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước 
người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức 
trách, nhiệm vụ được giao.
 Điều 11. Duyệt bản thảo văn bản
 1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
 - Bản thảo văn bản được duyệt theo quy trình :
 Người giao soạn thảo dự thảo văn bản trình Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu 
trưởng phụ trách trực tiếp có ý kiến sửa chữa bổ sung và trình Hiệu trưởng) ký theo 
thẩm quyền. Trước khi trình Hiệu trưởng ký, văn thư rà soát lại lần cuối về thể thức 
văn bản (nếu phát hiện sai sót, thì đề nghị người soạn thảo văn bản sửa chữa lại).
 - Trường hợp các loại văn bản Hiệu trưởng phân công cho Phó Hiệu trưởng 
ký, thì trước khi trình Phó Hiệu trưởng cần phải chuyển cho văn thư rà sóat về thể 
thức văn bản, nếu phát hiện sai sót thì đề nghị người soạn thảo văn bản sửa chữa lại.
 2. Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo đơn vị phê duyệt, nhưng thấy 
cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao 
nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định 
việc sửa chữa, bổ sung.
 Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
 1. Cá nhân soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính 
xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước 
khi trình Lãnh đạo đơn vị ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của 
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận 
văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
 2. Nhân viên văn thư có trách nhiệm kiểm tra và chiụ trách nhiệm về hình 
thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản của cơ quan và phải 
ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
 Điều 13. Ký ban hành văn bản
 1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng (văn bản của nhà trường, 
do Hiệu trưởng ban hành):
 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, 
tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân 
công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường 
hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay 
cấp trưởng.
 2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể (Chi bộ, Công đoàn, Đoàn 
thanh niên, tổ ) 8
 Người đứng đầu đoàn thể, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản 
của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt 
tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của 
người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
 3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy 
quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình 
ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. 
 Hình thức ký văn bản được sử dụng con dấu của cơ quan, gồm có:
 - Hiệu trưởng ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành.
 - Phó Hiệu trưởng được Hiệu trưởng ủy quyền cụ thể bằng văn bản riêng, khi 
đó thẩm quyền ký sẽ ghi ký thay (KT), ký thừa ủy quyền khi Hiệu trưởng vì lý do 
bất khả kháng không thể thực hiện được (phải ghi TUQ.).
 - Ký thay mặt các Hội đồng, Ban chấp hành đoàn thể (phải ghi TM.).
 4. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình 
ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp 
luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
 5. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không 
dùng các loại mực dễ phai.
 6. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình 
ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.
 Chương III
 QUẢN LÝ VĂN BẢN
 Mục 1
 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
 Điều 14. Trình tự quản lý văn bản đi
 Tất cả văn bản đi của cơ quan phát hành phải được quản lý tập trung, thống 
nhất tại văn thư của cơ quan theo trình tự sau:
 1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
 2. Đăng ký văn bản đi.
 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối 
với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).
 4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
 5. Lưu văn bản đi.
 Điều 15. Cấp số, thời gian ban hành văn bản 9
 1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian 
ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào 
ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn 
bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy 
và văn bản điện tử.
 a) Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp 
luật được cấp hệ thống số riêng.
 b) Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý 
ngành, lĩnh vực quy định.
 c) Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy 
định.
 2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau 
khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. 
Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
 3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện 
bằng chức năng của Hệ thống.
 Điều 16. Đăng ký văn bản đi
 1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của 
văn bản đi.
 2. Đăng ký văn bản
 Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
 a) Đăng ký văn bản bằng sổ
 Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký 
văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Quy chế này.
 b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống
 Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường 
thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
 3. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật 
nhà nước.
 Điều 17. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ 
mật, mức độ khẩn
 1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn 
đối với văn bản giấy
 a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi 
nhận của văn bản. 10
 b) Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực 
hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.
 2. Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử
 Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy 
chế này.
 Điều 18. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
 1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong 
ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn 
phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
 2. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản 
theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và 
nơi nhận.
 3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay 
thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót 
về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn 
của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
 4. Thu hồi văn bản
 a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, 
bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
 b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, 
bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua 
Hệ thống để bên gửi biết.
 5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: 
Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra 
giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn 
bản.
 6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ 
quan thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Quy chế này.
 Điều 19. Lưu văn bản đi
 1. Lưu văn bản giấy
 a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay 
sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
 b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.
 2. Lưu văn bản điện tử
 a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức 
ban hành văn bản. 11
 b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Quy 
chế này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn 
bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
 c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI 
Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản 
chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Quy chế này để lưu tại Văn 
thư cơ quan và hồ sơ công việc.
 Mục 2
 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
 Điều 20. Trình tự quản lý văn bản đến
 1. Tiếp nhận văn bản đến.
 2. Đăng ký văn bản đến.
 3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
 Điều 21. Tiếp nhận văn bản đến
 1. Đối với văn bản giấy:
 Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, 
Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số 
lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi 
ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc 
dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và 
thông báo cho nơi gửi văn bản.Những văn bản do cán bộ, viên chức do đi họp mang 
về hoặc nhận trực tiếp phải được đăng ký tại văn thư.
 Các bì văn bản đến, cán bộ văn thư không bóc mà chuyến tiếp cho nơi nhận:
 - Các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể trong cơ quan.
 - Các bì văn bản gửi đích danh người nhận.
 Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan 
đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển 
cho văn thư để đăng ký.
 Đối với những bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật văn thư chỉ đăng ký 
và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý xong, các 
văn bản trên phải chuyển cho người được giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo 
quản tài liệu mật.
 Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư phải kiểm tra về số lượng, trình trạng bì, 
nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) đặc biệt lưu ý đối với những bì thư có độ khẩn, 
mật. Văn bản đến bị thiếu, rách, bị bóc hoặc văn bản bên trong không đúng với số 
ghi ngoài bì, nơi nhận, văn bản hỏa tốc hẹn giờ mà chuyển đến muộn hoặc trường 12
hợp phát hiện sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho 
Hiệu trưởng nếu cần thiết phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của người đưa văn 
bản đến.
 c) Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Quy chế này.
 2. Đối với văn bản điện tử
 a) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện 
tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
 b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản 
này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, 
tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu 
bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông 
báo cho nơi gửi văn bản.
 c) Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày 
cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.
 3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công 
chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ 
quan, tổ chức để xử lý.
 Điều 22. Đăng ký văn bản đến
 1. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các 
thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào 
của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn 
thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn 
bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
 2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp 
nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
 3. Đăng ký văn bản
 Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
 a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ
 Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu Sổ đăng 
ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Quy chế này.
 b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống
 Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Trường hợp cần 
thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I Quy 
chế này. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của 
dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Quy chế này. Văn bản đến 
được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo 
mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý. 13
 4. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật 
nhà nước.
 Điều 23. Trình, chuyển giao văn bản đến
 1. Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong 
ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao 
cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá 
nhân được giao xử lý (chẳng hạn công văn của Công đoàn, Đội ), Văn thư cơ quan 
chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, 
tổ chức. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao 
ngay cho Hiệu trưởng sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm 
chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
 2. Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; 
chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có 
thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn 
vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải 
quyết.
 3. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào 
mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại 
Phụ lục IV Quy chế này. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm 
quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông 
tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản 
giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản.
 4. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình 
văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.
 Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống 
và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, 
trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá 
nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì 
Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản 
giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
 Điều 24. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời 
văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản 
đến.
 2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên 
cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, 
tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
 3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được 
giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Hiệu trưởng. Đối với 14
văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc 
gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
 4. Tổ trưởng tổ Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Hiệu trưởng về 
tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các 
bộ phận liên quan.
 Mục 3
 SAO VĂN BẢN
 Điều 25. Các hình thức bản sao
 1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện 
tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
 a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ 
bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
 b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ 
bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
 c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa 
văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
 2. Sao lục
 a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản 
giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
 b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
 3. Trích sao
 a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ 
văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, 
trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
 b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội 
dung văn bản cần trích sao.
 4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện 
theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.
 Điều 26. Giá trị pháp lý của bản sao
 Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại 
Nghị định 30 có giá trị pháp lý như bản chính.
 Điều 27. Thẩm quyền sao văn bản
 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, 
tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm 
quyền ký các bản sao văn bản. 15
 2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy 
định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
 Chương IV
 LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, KHAI 
 THÁC SỬ DỤNG HỒ SƠ LƯU TRỮ
 Mục 1
 LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ
 Điều 28. Lập Danh mục hồ sơ
 Danh mục hồ sơ do Hiệu trưởng phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và 
gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ (Phụ lục V).
 Điều 29. Lập hồ sơ
 1. Yêu cầu
 a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
 b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau 
và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
 2. Mở hồ sơ
 a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ 
theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
 b) Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban 
hành.
 c) Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao 
nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu 
hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
 3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
 Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, 
tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, 
bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, 
tránh bị thất lạc.
 4. Kết thúc hồ sơ
 a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
 b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có 
trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản 
của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc 
hồ sơ. 16
 c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có 
thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời 
hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
 d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ 
thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện 
bằng chức năng của Hệ thống.
 Điều 30. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
 1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời 
hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
 2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
 a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày 
công trình được quyết toán.
 b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc 
kết thúc: Tổ chức bàn giao hồ sơ vào cuối tháng 5 hàng năm.
 3. Thủ tục nộp lưu
 a) Đối với hồ sơ giấy
 Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 
bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Quy chế này. Đơn 
vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
 b) Đối với hồ sơ điện tử
 Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp 
lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
 Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết 
chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ 
lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
 Điều 31. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ 
quan
 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của 
mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm 
tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
 Hàng năm Hiệu trưởng chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan chỉ 
đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc 
phạm vi quản lý của mình.
 Chỉ đạo người được phân công trách nhiệm tham mưu lập kế hoạch hàng năm 
để bảo đảm triển khai thực hiện tốt công tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ cơ 
quan.
 2. Trách nhiệm của tổ trưởng tổ Văn phòng và văn thư 17
 a) Người giao nhiệm vụ có trách nhiệm: Tham mưu với Hiệu trưởng trong 
công việc chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào 
lưu trữ hiện hành.
 b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại 
đơn vị mình:
 - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
 - Phối hợp với cán bộ, giáo viên, nhân viên trong cơ quan xác định hồ sơ, tài 
liệu cần thu thập.
 - Hướng dẫn cán bộ, giáo viên, nhân viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và 
thống kê thành “ Mục hồ sơ, tài liệu nộp”.
 - Các bộ phận, nhân viên, phải giao nộp đầy đủ tài liệu, hồ sơ. Lưu trữ cơ quan 
có trách nhiệm thu thập các tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ;
 - Mọi tài liệu, hồ sơ của các tổ chuyên môn, các bộ phận được giữ lại theo dõi 
một năm tại đơn vị, sau một năm phải thống kê danh mục đầy đủ hồ sơ, tài liệu nộp 
lưu trữ cơ quan theo quy định.
 - Chuẩn bị cơ sở vật chất để tiếp nhân hồ sơ tài liệu.
 - Tổ chức tiếp nhận hồ sơ tài liệu và lập biên bản giao nhận (2 bản)
 + Người được giao phân công phụ trách công tác lưu trữ cho phép việc sử 
dụng bản sao, bản điện tử các tài liệu lưu trữ đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên 
thuộc Trường Tiểu học Minh Khai có nhu cầu chính đáng.
 + Nhân viên phụ trách công tác lưu trữ chỉ cho phép sử dụng tài liệu khi được 
sự đồng ý của người có thẩm quyền.
 3. Trách nhiệm của cán bộ, giáo viên, nhân viên: 
 a) Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người 
đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của 
đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
 b) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ 
về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ 
sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu 
trữ cơ quan.
 c) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ 
sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
 d) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến 
hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức 
đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ 
quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ 
ngày đến hạn nộp lưu. 18
 đ) Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức 
trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao 
toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ 
quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức.
 Điều 32. Chỉnh lý tài liệu
 Sau khi tiếp nhận hồ sơ tài liệu, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ kiểm tra, chỉnh 
lý lại làm các công cụ tra cứu để phục vụ khai thác, nghiên cứu tài liệu có hiệu quả 
và bảo quản trong kho lưu trữ.
 1. Nguyên tắc chỉnh lý
 a) Không phân tán phông lưu trữ;
 b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ 
sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc 
(không phá vỡ hồ sơ đã lập);
 c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của nhà trường.
 2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
 a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
 b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
 c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
 d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu 
khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
 đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
 - Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực hiện theo hướng dẫn của Cục văn thư và lưu 
trữ nhà nước.
 Điều 33. Xác định giá trị tài liệu
 1. Văn thư, Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ giúp Tổ trưởng tổ Văn phòng xây 
dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Hiệu trưởng ban hành sau khi có ý kiến 
thẩm định của tổ trưởng tổ Văn phòng.
 2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu theo Thông tư số 
27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 của Bộ GD&ĐT quy định thời hạn bảo quản 
tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của ngành giáo dục; Hướng dẫn số 03/HD-UBND 
ngày 22/8/2014 về việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ 
biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; tài liệu và chế độ nộp lưu, thời hạn 
bảo quản, sử dụng tài liệu, nhân viên trong quá trình theo dõi giải quyết công việc 
sau khi kết thúc ghi thời hạn bảo quản vào bìa hồ sơ theo các mức sau:
 a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn 
bằng số năm cụ thể;